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书签配合公式Word文档里也做数据 |
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2007年02月04日 22:36 天极软件
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使用Excel进行数据的计算时，使用单元格引用，计算结果会随数据的改变而即时发生变化。在这方面，Word要逊色得多，但利用书签配合公式，我们也能实现一些比较简单的类似效果。
一、一般公式计算
Word中的计算功能被整合在“表格”菜单中，但它并非只能用于表格中，例如，在段落中我们想计算166和82的成绩，可以按以下步骤进行操作：
1.将插入点置于要放置计算结果的位置。
2.执行“表格”→“公式”，打开“公式”对话框，在公式框中的“=”后输入“166*82”，如图1。
3.单击“确定”按钮，计算结果“13612”即出现在插入点位置。
如果你对域的使用比较熟悉，可以在第二步直接按Ctrl+F9，插入一对域标志“{ }”，然后在里面输入“=166*82”，更新域并切换域代码后，即可得到同样的结果。
二、计算多个不连续数据
如下例：
本校共有三个年级，一年级105人，二年级76人，三年级238人，共?人。
问号处要求统计的三个年级的总人数，当然可以按以上方法进行实数计算计算，但有个缺点：某年级的基本数据发生改变时，域中的计算结果无法随之动态改变。要实现类似于Excel表格的“自动”更新效果，就需要借助于Word的书签功能。步骤如下：
1.用左键拖动选中“105”。
2.执行“插入”→“书签”，打开“书签”对话框。
3.在“书签名”框中输入“a”，以此作为第一个书签的名称。
4.依次选择“76”和“238”，分别建立书签“b”和“c”，效果如图2。
5.执行“表格”→“公式”，打开“公式”对话框，在公式框中“=”后输入“a+b+c”(或“sum(a,b,c)”)。
6.单击“确定”按钮，结果即出现在插入点位置。而且，一旦三个班的人数有所改变，只需要将插入点置于域中，按F9即可刷新结果(注意不能删除书签)。
三、在表格外计算表格数据
借助于书签，同样也能在表格外计算表格内的数据。兹举一例，如图3：
现在要统计06年上半年文具的销售总额并显示在文档的其他位置，步骤如下：
1.将插入点置于表格1中的任一个单元格中，执行“插入”→“书签”，打开“书签”对话框，命名为“aa”，进行同样操作，在表格2中插入书签“bb”。
2.将插入点置于要显示计算结果的位置。
3.执行“表格”→“公式”，打开“公式”对话框，在公式框中的“=”后输入“sum(aa b2,aa c2,aa d2,bb b2,bb c2,bb d2)”。
4.单击“确定”按钮，结果出现!当表格内的数据改变后，单击域结果按F9键即可得到更新(如果没有显示域结果可单击右键，选择快捷菜单中的“切换域代码”)。
注意：
1.单纯用字母+阿拉伯数字命名书签时，如果字母数目少于三个，后面的数字个数需多于于5个，例如“a”、“aaa1”、“aa111111”可以使用，而使用“a99999”、“ab111”均会出错。
2.对于公式中的用书签标记的运算项，必须包含在函数的括号中。例如正确的写法是“=sum(ab c2)*5”，不能写作“=(ab c2)*5”或“=ab c2*5”，否则会出现“语法错误”的提示。
3.如果是选中了表格的部分单元格建立的标签，则计算超出标签范围的单元格数据时无效，按0值计算。
4.公式计算只对阿拉伯数字有效，即使是用域转换的其他数字形式也是如此。
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